Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością podejmowania decyzji majątkowych na podstawie danych, które nie zawsze odzwierciedlają pełny obraz sytuacji. Tyczy się to w szczególności zobowiązań rozłożonych na sporo lat, świadczeń pracowniczych a także umów, których skutki finansowe będą widoczne dopiero w przyszłości. W takich sytuacjach ważne staje się określenie wartości przyszłych płatności z uwzględnieniem aktualnych warunków i przyjętych wymogów.
Biuro aktuarialne zajmuje się analizą tego rodzaju zagadnień, wykorzystując dane finansowe, statystyczne oraz metody matematyczne. Praca aktuarialna wymaga nie tylko i wyłącznie obliczeń, lecz również oceny jakości dostępnych informacji. Niekompletne dane, zmiany w strukturze zatrudnienia czy brak spójności między dokumentami mogą wpływać na wynik analizy, dlatego przed rozpoczęciem kalkulacji należy ustalić zakres informacji i sposób ich użycia.
Jednym z sekcji, w których stosuje się metody aktuarialne, jest ustalanie wartości zobowiązań wynikających z kodów świadczeń pracowniczych. Mogą one obejmować odprawy emerytalne, rentowe, nagrody jubileuszowe a także inne świadczenia określone w przepisach wewnętrznych lub umowach. Wartość takich zobowiązań uzależniony jest od wielu czynników, między innymi wieku pracowników, stażu pracy, przewidywanego terminu zakończenia zatrudnienia, wysokości wynagrodzeń i zasad przyznawania świadczeń. Znaczenie mają również założenia dotyczące wzrostu płac, rotacji kadry oraz stopy dyskontowej. Zmiana nawet jednego parametru może wpłynąć na finalny rezultat, dlatego ważne jest rozpoznanie, które założenia mają największe znaczenie dla dokładnie określonej organizacji. Wycena aktuarialna nie polega na najprostszym zsumowaniu przyszłych pensji. Uwzględnia ich przewidywaną wysokość, prawdopodobieństwo wystąpienia określonych zdarzeń a także wartość pieniądza w czasie.
Przygotowanie obliczeń rozpoczyna się zwykle od zebrania danych i sprawdzenia ich zgodności. W praktyce kłopoty pojawiają się na przykład wówczas, gdy informacje kadrowe pochodzą z kilku systemów lub dokumentacja nie zawiera wszystkich danych potrzebnych do ustalenia uprawnień. W takim wypadku należy określić, czy braki można uzupełnić, czy niezbędne będzie przyjęcie dodatkowych założeń. Każda taka decyzja powinna być opisana, ponieważ wpływa na sposób interpretacji wyniku. Bardzo ważna jest również data, na którą ustala się wartość zobowiązania. Dane bieżące na koniec roku obrotowego mogą różnić się od informacji dostępnych kilka miesięcy uprzednio, a różnice te mogą mieć znaczenie dla sprawozdawczości finansowej. W zależności od celu opracowania używa się odpowiednie zasady rachunkowości oraz zakres dokumentacji wymagany przez odbiorcę analizy. Wynik bez informacji o metodzie, zastosowanych danych i przyjętych parametrach może być nieprosty do porównania z kalkulacją przygotowaną w innym okresie.
Analizy aktuarialne znajdują wykorzystanie też przy ocenie ryzyka ubezpieczeniowego, tworzeniu rezerw a także szacowaniu długoterminowych przepływów pieniężnych. W każdym z owych obszarów znaczenie mają inne dane i odmienne założenia, dlatego nie istnieje jeden schemat obliczeń odpowiedni dla wszystkich przypadków. W przypadku zobowiązań pracowniczych ważne są informacje o zatrudnionych i regulacjach dotyczących świadczeń, jednakże przy analizie ubezpieczeniowej większą rolę mogą odgrywać dane o częstości zdarzeń, wysokości uposażeń i przebiegu szkód. Opracowanie powinno uwzględniać cel analizy oraz ograniczenia wynikające z dostępnych informacji. Trzeba też pamiętać, że przyjęte parametry mogą podmieniać się w czasie, a prognozy nie są równoznaczne z rzeczywistymi przyszłymi wydatkami. Z tego powodu w kolejnych okresach przeprowadza się aktualizacje obliczeń, kontroluje różnice między wcześniejszymi założeniami a zaobserwowanymi zdarzeniami i ocenia ich wpływ na wysokość zobowiązań. Taki sposób pracy daje możliwość zachować spójność dokumentacji oraz wyjaśnić przyczyny przemian wykazywanych wartości.
Zobacz także: wycena aktuarialna.
