Przygotowanie przewozu to nie tylko ustalenie, gdzie znajduje się ładunek i pod jaki adres ma zostać dostarczony. W praktyce już na początku powinno się zebrać informacje, które w późniejszym czasie decydują o wielu szczegółach realizacji. Znaczenie może mieć sposób pakowania, liczba jednostek ładunkowych, ich masa a także wymiary, niemniej jednak też dostępność rampy, godziny pracy magazynu czy warunki wjazdu na teren miejsca załadunku.
Przy prostych przesyłkach część tych kwestii pozostaje prawie niezauważalna. Sytuacja zmienia się przy większej liczbie punktów pośrednich lub ładunkach o nietypowych parametrach. Wówczas niewielka nieścisłość w danych może przełożyć się na konieczność zmiany pojazdu, sposobu rozmieszczenia towaru albo kolejności dostaw. Dlatego transport i spedycja w wielkiej mierze są oparte na prawidłowym przepływie informacji. Samo zaplanowanie przejazdu jest wyłącznie jednym z etapów, a jego wykonanie zależy także od tego, czy dane wykorzystane w trakcie przygotowania odpowiadają realnym warunkom.
Osobną kwestią pozostaje przeznaczenie przestrzeni ładunkowej. Nie każdą przesyłkę można dowolnie ustawić, a kolejność załadunku ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy samochód obsługuje kilka miejsc rozładunku. Towar przeznaczony do pierwszego punktu powinien być dostępny bez potrzeby przekładania pozostałych przesyłek. W sytuacji palet, skrzyń czy paczek o różnorakich wymiarach trzeba przy tym uwzględnić ich stabilne rozmieszczenie a także sposobność bezpośredniego dostępu podczas rozładunku. W praktyce plan może wyglądać właściwie na papierze, a mimo to wymagać korekty po zobaczeniu rzeczywistego ładunku. W pewnych przypadkach kilka dodatkowych opakowań zmienia sposób użycia powierzchni, szczególnie gdy przestrzeń została wcześniej zaplanowana z niewielkim zapasem. Przy takich przewozach liczy się nie tylko i wyłącznie pojemność pojazdu, ale również sposób jej użycia. Niewłaściwe rozmieszczenie może wydłużyć kolejne czynności i utrudnić realizację wcześniej przyjętej kolejności dostaw.
Usługi transportowe i spedycyjne wiążą się też z kontrolowaniem przebiegu zlecenia po rozpoczęciu przewozu. Wcześniejsze ustalenia nie zawsze pozostają obowiązujące stale. Samochód może wyjechać z opóźnieniem, załadunek może potrwać dłużej, a na trasie mogą pojawić się utrudnienia, których nie było w chwili przygotowywania planu. Nie każda taka sytuacja wymaga zmiany całego harmonogramu. Nierzadko wystarczy poinformować odbiorcę o przesunięciu godziny przyjazdu, jednakże przy kilku kolejnych dostawach opóźnienie może wymagać rozważenia wszystkich punktów. Właśnie wtedy bardzo ważna staje się kolejność podejmowanych wyborów. Najpierw trzeba ustalić rzeczywisty czas dostępności pojazdu, później sprawdzić ograniczenia dotyczące kolejnych miejsc i dopiero na tej podstawie ocenić możliwe warianty. Zbyt szybka zmiana jednego szczegółu może bowiem spowodować problemy w innym miejscu trasy.
Przy powtarzających się przewozach pomocne jest porównywanie planowanych czasów z faktycznym przebiegiem wcześniejszych zleceń. Pozwala to zauważyć zależności, których nie widać w trakcie jednorazowego przewozu. Jeśli w określonym magazynie regularnie występuje bardzo długie oczekiwanie, uwzględnienie tego faktu w kolejnych harmonogramach może zmodyfikować sposób planowania całej trasy. Tożsamo można przemyśleć problemy z dojazdem, dostępnością miejsc postojowych czy przygotowaniem dokumentów. Nie zawsze przyczyna opóźnienia leży po stronie samego przejazdu. Na prawdę często pojawia się uprzednio, na etapie przygotowania towaru lub organizacji odbioru. W przypadku tras zagranicznych dochodzą dodatkowe uwarunkowania związane z przepisami, ograniczeniami ruchu i przekraczaniem granic. Z tego powodu przy planowaniu kolejnych przewozów znaczenie mają nie tylko dane dotyczące kilometrów, lecz również doświadczenia z wcześniejszych realizacji i sposób, w jaki poszczególne etapy wpływały na siebie w rzeczywistych ustaleniach.
Polecam: transport morski FCL.
