Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie liczby wolnych stanowisk, lecz także zakresu zadań, wymaganych kwalifikacji i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wtedy, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy lub oczekiwania wobec pracownika są zbyt szerokie. Poszukiwanie odpowiedniej osoby może wówczas trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.
Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, w głównej mierze przez analizę potrzeb kadrowych, ustalenie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Ważne jest a dodatkowo rozróżnienie założeń koniecznych od dodatkowych. Jeżeli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i zupełnej dyspozycyjności, powinien określić, które z takowych warunków realnie wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.
Sposób prowadzenia naboru uzależniony jest od rodzaju stanowiska oraz sytuacji na rynku pracy. W przypadku pracy wymagającej konkretnych uprawnień istotne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych zadań. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą posiadać sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów oraz przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających ustalone kryteria. Nie znaczy to jednak, że każdą kompetencję da się ocenić na podstawie dokumentów albo krótkiej rozmowy. Niektóre umiejętności wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero podczas wykonywania zadań. Istotne jest też przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana wymagań podczas procesu albo niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie wyborów obu stronom.
Osobnym zagadnieniem jest dopasowanie formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne ukazują się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem albo realizacją określonego projektu. W takich wypadkach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy albo organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji trzeba ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania obowiązków a także warunki umowy. Warto także uwzględnić czas niezbędny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, jeżeli już osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie moraz organizacja szkoleń i przystępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych możliwości zespołu może wpływać na terminowość wykonywania obowiązków.
Współpraca przy rekrutacji wiąże się też z przetwarzaniem danych kandydatów i postanowieniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane zgodnie z bieżącymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych oraz okresu ich przechowywania. Równie ważna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. Jeśli w trakcie rozmów okazuje się, że obowiązki, uposażenie albo godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać swoją aplikację, a proces należy rozpocząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i aktualizować kryteria naboru jedynie wówczas, gdy istnieje ku temu spostrzeżenie. Przemyślany podział zadań pozwala zachować spójność procesu, jednak niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.
Więcej informacji: agencja rekrutacji.
