W pewnym momencie rozwoju firmy liczba wykonywanych operacji zaczyna mieć wpływ na sposób organizacji pracy. Dane są wprowadzane przez różnorodne osoby, dokumenty przechodzą pomiędzy działami, a część informacji musi być wykorzystywana w kilku procesach równocześnie. Przy takim układzie nawet drobne rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowej pracy.
Jedna osoba korzysta z panującej ceny, druga ma starsze dane, a kolejna musi sprawdzać informacje w innym pliku. Wybór systemu informatycznego powinien być poprzedzony sprawdzeniem takich współzależności. Oprogramowanie Comarch może wykorzystywać różnorakie obszary działalności, jednak zakres użycia konkretnych funkcji powinien wynikać z przyjętego sposobu pracy. Warto a dodatkowo rozdzielić potrzeby dzisiejsze od tych, które są wyłącznie planowane. System projektowany wyłącznie pod przyszły rozwój może okazać się niepotrzebnie złożony, natomiast rozwiązanie dopasowane tylko do obecnych problemów może wymagać przekształceń już przy pierwszej większej reorganizacji firmy.
Dużo uwagi w trakcie przygotowań wymaga określenie, kto odpowiada za poszczególne informacje. Nie chodzi wyłącznie o przydzielenie dostępu do skryptu, niemniej jednak o ustalenie, gdzie powinna powstawać dana informacja i kto może ją przerabiać. Jeżeli już dane dotyczące produktu są modyfikowane przez kilka osób bez jasno określonych zasad, po pewnym czasie trudno ustalić, która wersja jest aktualna. Identyczny problem może dotyczyć kontrahentów, cen, stanów magazynowych czy warunków sprzedaży. Oprogramowanie Comarch daje możliwość organizować pracę w dany sposób, ale ustawienia systemu muszą odpowiadać przyjętym regułom. Zbyt duża liczba osób posiadających sposobność modyfikowania danych zwiększa ryzyko przypadkowych przekształceń, a nadmierne ograniczenie dostępu może powodować przestoje. W praktyce potrzebne jest znalezienie rozwiązania wśród kontrolą a możliwością sprawnego wykonywania zadań. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie jedna operacja jest zależna od działań kilku działów.
Przygotowanie systemu obejmuje również sprawdzenie sytuacji oryginalnych, które w dokumentacji procesów często są pomijane. Standardowe zamówienie łatwo przeprowadzić według ustalonego schematu, ale kłopoty zaczynają się przy zmianie warunków, częściowej realizacji, zwrocie albo korekcie. Właśnie takie przypadki pokazują, czy procedura została faktycznie przemyślana. Podczas testów warto zatem korzystać z przykładów z codziennej pracy, a nie tylko z prostych scenariuszy przygotowanych na potrzeby prezentacji. Wdrożenia Comarch mogą wymagać dostosowania ustawień do sposobu działania dokładnie określonej organizacji, przy czym nie każda różnica powinna prowadzić do tworzenia niestandardowych rozwiązań. Zdarza się, że bardziej intuicyjne jest zmodyfikowanie procedury, innym razem konieczna okazuje się zmiana konfiguracji. Decyzja powinna uwzględniać późniejszą obsługę systemu, ponieważ rozwiązanie utworzone dla jednego rzadkiego przypadku może skomplikować wiele innych operacji.
Po rozpoczęciu pracy z nowym systemem zmienia się również sposób wykrywania problemów. Uprzednio użytkownik mógł zauważyć błąd już podczas ręcznego przepisywania danych, natomiast przy automatycznej wymianie informacji nieprawidłowość może zostać zauważona dopiero na dalszym etapie. Dlatego przydatne jest sprawdzanie całego przebiegu operacji, od momentu wprowadzenia danych aż do powstania dokumentu albo raportu. Jeżeli system współpracuje z innymi narzędziami, powinno się uwzględnić także miejsca przekazywania informacji pośród nimi. Wdrożenia Comarch mogą obejmować takie integracje, a ich działanie zależy od sposobu przygotowania danych po obu stronach. W sytuacji wystąpienia problemu samo sprawdzenie skryptu, w którym został zauważony błąd, może więc nie wystarczyć. Niezbędne może być prześledzenie wcześniejszych etapów i ustalenie, gdzie informacja została zmieniona, pominięta albo zapisana w sposób niezgodny z oczekiwanym formatem.
Źródło informacji: comarch wms.
