W codziennej organizacji przewozów wiele zależy od informacji, które pojawiają się jeszcze przed podstawieniem pojazdu. Sama znajomość miejsca odbioru i dostawy zwykle nie wystarcza. Należy ustalić w głównej mierze rodzaj ładunku, jego ilość, wymiary, masę, sposób zapakowania a także warunki, jakie trzeba uwzględnić podczas przewozu.
Istotne bywają też godziny pracy magazynu, możliwość wjazdu na teren zakładu czy konieczność użycia określonego rodzaju nadwozia. Z punktu widzenia osoby organizującej transport w szczególności problematyczne są dane przekazane z opóźnieniem albo niezgodne ze stanem rzeczywistym. Jeżeli towar okazuje się większy lub cięższy niż wcześniej podano, przygotowany plan może wymagać zmiany. Właśnie w takich wypadkach widać, że transport i spedycja są procesami, w których pojedyncza informacja może wpływać na kolejne decyzje dotyczące pojazdu, trasy a także terminu realizacji.
Znaczenie ma też sposób planowania przestrzeni ładunkowej. Niektóre przesyłki można ustawić jedna na drugiej, inne wymagają pozostawienia wolnego miejsca albo odpowiedniego zabezpieczenia. Przy kilku punktach odbioru kolejność rozmieszczenia produktów ma dodatkowe znaczenie, ponieważ ładunek przeznaczony do wcześniejszego rozładunku nie powinien zostać zastawiony przesyłkami, które mają zostać dostarczone później. W praktyce takie szczegóły wpływają na czas potrzebny podczas poszczególnych postojów. Podobnie wygląda planowanie trasy. Czas przejazdu wynikający jedynie z odległości nie uwzględnia wszystkich czynności wykonywanych po drodze. Do harmonogramu trzeba czasem doliczyć oczekiwanie na załadunek, rozładunek, kontrole, postoje oraz możliwe utrudnienia komunikacyjne. Przy przewozach wykonywanych na dłuższych trasach znaczenie mają także ograniczenia dotyczące ruchu określonych samochodów. Dlatego godzina dostawy ustalona bez uwzględnienia tych czynników może okazać się trudna do utrzymania.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują także obsługę dokumentacji i wymianę informacji w gronie nadawcą, przewoźnikiem a także odbiorcą. Dokumenty dotyczące przesyłki powinny odpowiadać prawdziwym danym, ponieważ rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowych wyjaśnień i opóźnień. Przy bardziej złożonych przewozach dochodzi konieczność przekazywania aktualnych informacji na kolejnych etapach realizacji. Jeśli samochód opuszcza miejsce załadunku w późniejszym czasie niż zakładano, zmiana może posiadać wpływ na dalszą część trasy. Nie zawsze znaczy to poważne zakłócenie, niemniej jednak wymaga sprawdzenia, czy kolejne godziny przyjęcia nadal są możliwe do utrzymania. W praktyce warto rozróżniać sytuacje, które można skorygować niewielką zmianą harmonogramu, od tych, które wymagają ponownego zaplanowania przewozu. Taka ocena zależy w głównej mierze od liczby punktów na trasie, odległości między nimi oraz dostępności innych sposobów przewozu.
Przy regularnych zleceniach można zauważyć, że część problemów powtarza się w podobnych miejscach. Przyczyną może być długi czas oczekiwania na magazynie, określone godziny przyjęć, skomplikowany dojazd albo sposób przygotowania towaru do odbioru. Samo wydłużenie czasu przejazdu nie zawsze rozwiązuje taki problem, ponieważ źródło opóźnienia znajduje się poza trasą. Dlatego przy kolejnych planach znaczenie mają wcześniejsze doświadczenia i rzeczywiste czasy realizacji poszczególnych etapów. Dotyczy to też przewozów międzynarodowych, gdzie harmonogram może zostać zmieniony przez warunki drogowe, przepisy bieżące na danym odcinku albo czas potrzebny na czynności graniczne. Organizacja przewozu wymaga więc ciągłego porównywania planu z aktualną sytuacją. Nierzadko najlepszą decyzją jest pozostawienie pierwotnego harmonogramu, a czasami niezbędne staje się przesunięcie kolejnego etapu, zmiana kolejności punktów lub ponowne ustalenie godziny dostawy.
Polecam: usługi VAS.
