W przedsiębiorstwach, w których każdego dnia powstają dziesiątki albo setki dokumentów, znaczenie ma nie tylko sposób ich wystawiania, lecz też to, co dzieje się z informacją w późniejszym czasie. Dane dotyczące zamówień, produktów, kontrahentów czy płatności na prawdę bardzo często przechodzą przez kilka działów, a każda dodatkowa czynność wykonywana ręcznie zwiększa ryzyko pomyłki lub opóźnienia. Z tego powodu przy zmianie systemu warto najpierw przyjrzeć się bliżej rzeczywistemu obiegowi informacji.

Dopiero wówczas można określić, które działania wymagają uporządkowania, a które wynikają ze specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa i powinny pozostać bez większych modyfikacji. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, jednak ich zakres nie powinien być ustalany wyłącznie na bazie dostępnych funkcji. Znacznie ważniejsze jest określenie, jakie zadania mają być wykonywane w systemie i kto będzie za nie odpowiadał.

Istotnym etapem przygotowań jest także sprawdzenie danych, które mają zostać wykorzystane po uruchomieniu nowego rozwiązania. W starszych bazach na prawdę bardzo często znajdują się rekordy, z których przedsiębiorstwo już nie korzysta, przestarzałe informacje a także pozycje powstałe w wyniku wieloletnich przemian sposobu pracy. Przeniesienie ich bez selekcji może utrudniać późniejsze szukanie potrzebnych informacji. Z drugiej strony za ogromne ograniczenie zakresu migracji może spowodować utratę danych potrzebnych do analiz albo obsługi wcześniejszych dokumentów. W praktyce trzeba zatem ustalić, jakie informacje są wciąż używane, jakie powinny zostać zachowane oraz w jakiej postaci mają odnaleźć się w nowym środowisku. Dotyczy to także słowników, kartotek i oznaczeń używanych przez pracowników. Jeżeli już te elementy zostaną przygotowane niespójnie, kłopoty mogą pojawić się już w trakcie pierwszych codziennych operacji.

Na przebieg pracy wpływa również sposób skonfigurowania uprawnień. Przy większej liczbie użytkowników oczywiście nie każdy powinien posiadać dostęp do wszystkich danych i sposobów systemu. Innego zakresu potrzebuje osoba obsługująca sprzedaż, innego pracownik magazynu, a jeszcze innego dział zajmujący się rozliczeniami. Nie chodzi przy tym wyłącznie o ograniczenie dostępu, lecz również o uporządkowanie odpowiedzialności za poszczególne czynności. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zgodzie z różnymi modelami organizacyjnymi, dlatego przy podejmowaniu uprawnień należy uwzględnić faktyczny podział obowiązków. Warto także przewidzieć sytuacje zastępstw, przeróbek stanowisk a także okresowych obowiązków wykonywanych przez osoby, które na co dzień nie korzystają z danego modułu. Takie przypadki na prawdę często ujawniają niedopasowanie przyjętych ustawień do rzeczywistej organizacji pracy.

Szczególnym momentem jest przeżycie od przygotowań do codziennego użytkowania systemu. Wcześniejsze testy pozwalają sprawdzić typowe operacje, niemniej jednak nie zawsze pokazują wszystkie sytuacje występujące w ciągu miesiąca czy roku. Dopiero praktyczna praca może ujawnić, że określona procedura trwa dłużej niż zakładano, dane są wprowadzane w niewłaściwej kolejności albo jeden proces zależy od czynności wykonywanej przez inny dział. Dlatego w trakcie wdrożenia warto obserwować nie tylko działanie poszczególnych funkcji, niemniej jednak również zależności między nimi. Każda korekta konfiguracji może mieć wpływ na inne operacje, zwłaszcza gdy kilka działów korzysta z takowych samych danych. W takich ustaleniach wdrożenia Comarch stają się procesem obejmującym nie tylko i wyłącznie ustawienia techniczne, lecz też analizę sposobu pracy, przygotowanie użytkowników i stopniowe dostosowywanie procedur do warunków panujących w konkretnej organizacji.

Więcej informacji na stronie: comarch łódź.