Wybór dobrego miejsca na konferencję wiąże się z wieloma aspektami, które wpływają na przebieg wydarzenia a także komfort jego uczestników. Przy planowaniu konferencji ważne jest uwzględnienie zarówno liczby uczestników, jak i dostępności przestrzeni, która pozwoli na swobodne przemieszczanie się i uczestnictwo w różnorakich częściach skryptu. Różnorodne miejsca mogą oferować odmienne sposobów aranżacji sal, ustawienia stołów i krzeseł a także dostęp do sprzętu multimedialnego, który jest na prawdę często potrzebny do prezentacji, transmisji on-line czy prowadzenia warsztatów praktycznych.

Poza samej sali konferencyjnej istotne jest też zapewnienie dodatkowej przestrzeni na rejestrację uczestników, przerwy kawowe, networking oraz ewentualne wystawy albo stoiska partnerów, które mogą towarzyszyć wydarzeniu.

Dostosowanie miejsca do potrzeb uczestników obejmuje także kwestie techniczne tj. nagłośnienie, oświetlenie a także dostęp do sieci. W sytuacji konferencji o charakterze międzynarodowym lub hybrydowym znaczenie ma sposobność łatwego połączenia sprzętu do transmisji na żywo a także odpowiednie ustawienie kamer i mikrofonów. Ułatwia to nie tylko i wyłącznie interakcję z uczestnikami obecnymi w sali, ale także zdalnymi. Z perspektywy organizatora warto rozważyć również logistykę wejść i wyjść, rozmieszczenie punktów informacyjnych i zapewnienie oznakowania, które ułatwi orientację w przestrzeni, w szczególności w większych obiektach, gdzie uczestnicy mogą posiadać ograniczoną możliwość szybkiego poruszania się między różnymi strefami konferencyjnymi.

Kolejnym aspektem, który wpływa na wybór miejsca, jest jego dostępność komunikacyjna i zaplecze noclegowe. Obiekty zlokalizowane blisko dworców kolejowych, lotnisk lub zasadniczych tras komunikacyjnych ułatwiają uczestnikom dotarcie na konferencję i zmniejszają stres związany z transportem. Jednocześnie obecność pobliskich hoteli lub sposobność rezerwacji noclegów w tym samym obiekcie wpływa na komfort uczestników przybywających z innych miejscowości. W niektórych przypadkach warto też zwrócić uwagę na udogodnienia dla osób z ograniczoną mobilnością, dostęp do parkingów, a także dostępność miejsc dla rowerów czy transportu publicznego, co może posiadać znaczenie dla uczestników preferujących alternatywne formy podróży.

Organizacja konferencji obejmuje także planowanie harmonogramu w kontekście użycia przestrzeni w danym miejscu. W zależności od liczby prelegentów, rodzaju prezentacji a także dodatkowych aktywności, przestrzeń może być aranżowana w sposób modułowy, umożliwiając tworzenie sal warsztatowych, stref dyskusyjnych lub przestrzeni do indywidualnej pracy. Istotne jest, by miejsca na konferencję były elastyczne i pozwalały na zmiany w układzie podczas wydarzenia, co pozwala implementację przestrzeni do bieżących potrzeb uczestników. Równie ważne jest uwzględnienie akustyki i izolacji sal, aby równoległe sesje nie zakłócały się wzajemnie i właściwie każdy uczestnik mógł w komfortowych warunkach uczestniczyć w wybranych punktach skryptu.

Źródło: imprezy zamknięte łódź.